Единственный способ начать что-то делать лучше — учиться на ошибках. Вроде бы все это понимают, но почему-то я очень редко вижу в компаниях, например, систематические кайдзен-сессии (улучшения процесса путем небольших усовершенствований) или реально работающую базу знаний. Также редко встречаю, когда человек анализирует с карандашиком или в Миро свои проблемные ситуации и придумывает решения с планом внедрения.

В итоге компании тонут в неэффективных процессах, сотрудники демотивируются и погружаются в болото. Потом компания затевает большие трансформационные проекты, в которых тонет на месяцы, а то и годы.

Проблема в том, что знать и делать — разные вещи

Мне кажется, — и мой опыт показывает, — что, учитывая банальность мысли про непрерывные улучшения, дело не в том, что люди это не понимают, а в том, что это:

1. Сложно превратить в процесс и поддерживать.
2. В борьбе текучки (например, продажи сегодня) и долгосрочных задач побеждает текучка.

Планирую в серии постов поделиться опытом, как внедрить в практику работу по непрерывному улучшению, да и другие важные несрочные дела.

Я нахожу много общего между задачами по самоменеджменту и менеджменту, поэтому буду говорить поочередно про оба этих аспекта. Сегодня начну с личного уровня, потому что это все-таки основа. Как говорил Питер Друкер: «Менеджмент передается в основном на примерах, поэтому если руководитель сам не эффективен, он не будет хорошим руководителем».

Цикл непрерывных улучшений  — это система «ниппель»

Общий принцип цикла непрерывных улучшений — в том, чтобы проанализировать ошибки/неэффективности/ограничения, и принять меры, чтобы их устранить сегодня и в будущем. Предложу свою авторскую интерпретацию классического цикла (не претендую на уровень Деминга или Голдратта, прошу отнестись снисходительно):

—> Факап —> Анализ —> Внедрение —> Нормалёк —>

Рассмотрим на примере.

Я сейчас работаю сам на себя как фриланс консультант. Как у многих фрилансеров, у меня возникали сложности с продуктивностью в ситуации, когда у меня нет внешних дедлайнов. Я выявляю проблему:

1. Проблема. Я мало фигачу. Таким образом я не заработаю себе на домик в стиле эко-минимализма на берегу океана.
2. Анализ. Кажется, мешает, что у меня нет четкого режима дня, когда я работаю, когда — отдыхаю.
3. Внедрение. Вернулся к режиму, установил себе напоминалку о начале рабочего дня в календарь.
4. Результат. Несколько дней я садился вовремя, но в другие дни я не успевал закончить завтрак — новая проблема!

Анализирую, почему растянулся завтрак (смотрел увлекательный ютубчик за едой), решаю вместо ютубчика слушать аудиокнигу… короче, через две-три недельные итерации при помощи чек-листов, напоминалок и дыхательных упражнений выдерживаю необходимый уровень регулярности (расскажу про инструменты еще дополнительно).

Если мы систематически применяем этот цикл, то процесс неотвратимо улучшится. Система «ниппель»: работает только в одну сторону.

Правда, это может занять много времени. Чтобы цикл был быстрее, важно выявлять корневую причину, и, по мере возможности, работать именно с ней.

Например, если вы работаете на нелюбимой работе, свои рабочие процессы можно будет улучшить только до определенного уровня. Но это тоже можно выявить в ходе анализа и проработать.

Так, понятно, что это важно и полезно. Как внедрить-то?

Чтобы систематически выделять время и «мыслетопливо» на самоменеджмент и совершенствование своих процессов, у меня лучше всего работают несколько инструментов.

Использовать горечь от факапа как мотиватор. Писал об этом здесь. Если вкратце, то каждый раз, когда вы облажались и корчитесь от ощущения собственной неадекватности, есть спасительная мысль: «Я предприму меры, чтобы эта херня больше не повторялась». Это отличный драйвер, чтобы сесть и набрейнстормить решение для вашей проблемы.

Продуктивная прокрастинация. Например, вам надо работать над вашим проектом, а вы просто не в силах себя заставить. Можете заняться тем, что настроить систему, которая поможет вам в дальнейшем меньше отвлекаться и фокусироваться на важных задачах.

Это опасная дорожка — очень просто закопаться в эти «подготовительные» активности с головой вместо того, чтобы, собственно, работать. Лучше всего отнести такую работу на конец дня, чтобы отведенное на нее время закончилось естественным образом.

Я мастер продуктивной прокрастинации, и раньше часто ей злоупотреблял. Но во многом благодаря ей появились многие системы, эксель шаблоны и прочие инструменты, которые я сегодня использую в работе и передаю клиентам.

Облегчить старт работы над важной, несрочной задачей. Например, заведите яндекс-форму сбора «кайдзен идей» или факапов на проработку. Положите ярлычок на рабочий стол компа или телефона и настройте отправку емейлов о заполнении в почту. В следующий раз, когда вы сядете, чтобы выделить время на «улучшайзинг», у вас будет конкретный список на проработку и не придется вспоминать. Заодно будет формироваться база «выученных уроков». Чтобы база была полезнее — предусмотрите ключевые слова в форме сбора.

Сессии взаимного трекинга. Это один из наиболее эффективных инструментов. Вы договариваетесь с другом или с группой единомышленников о регулярных встречах, на которых обсуждаете прогресс друг друга в части самоменеджмента, брейнстормите решения проблем, принимаете обязательства до следующей сессии. Взаимное принятие обязательств — отличная мотивация, плюс помогает взгляд со стороны, да и просто обсуждение. А если на регулярной встрече вы еще и вооружены технологиями самоменеджмента, это может стать отличным инструментом.

К слову сказать, я планирую вскоре запустить коуч-группу по самоменеджменту, на которой как раз будем встречаться, разбирать ваши ситуации, придумывать, что с ними делать, ставить конкретные задачи и помогать, если что-то не работает. У каждого будет по итогам настроена «система самоменеджмента», в которой он будет видеть свои мероприятия по улучшайзингу.
Пока не понимаю, сколько желающих. Если вам это интересно — оставьте мне свой емейл в формочке ниже, я с вами свяжусь. Думаю, в июле-августе получится.

(Если эмбед не открывается, пройдите по ссылочке)

Дальше буду еще много говорить о полезных технологиях самоменеджмента и, главное, о том, как сделать, чтобы они заработали, а вы тратили все меньше сил на все более амбициозные результаты. Подписывайтесь в телеге, если еще не.